لائحة العُهد الشخصية

لائحة العُهد الشخصية التي يمكننا تعريفها بطريقة بسيطة جداً وهي مبالغ مالية تصرف للموظفين المختصين لدفع مصاريف للشركة ويتم تسجيلها في نظام الحسابات في مجموعة إرى era group باسم عهده، وتحتفظ الشركة بكامل البيانات الخاصة بها وبصاحبها والمختص بتسليمها حتى تاريخ ووقت تسليمها مرة أخرى للشركة.

يتم ربط نظام العهد مع نظام مراقبة المخزون وفقاً لنظام العهد الحكومي الذي يحتوى على عدد كبير من الأنظمة الحكومية المتكاملة والمترابطة فيما بينها، لذلك يتم الربط بين كذا نظام مثل نظام الربط مع شئون الموظفين حتى يسهل الحصول على كافة المعلومات والبيانات الخاصة بهم عند الحاجة ومعرفة عدد العمالة المتوفرة لدى الشركة وقدرتهم المهنية وذلك وفقاً لنظام مخصص ومرتب بشكل دقيق ليسهل الحصول على البيانات مثل معلومات ربط العهد ومن من الموظفين استلامها ويتابع كافة الإجراءات معه حتى تسليمها.

لائحة العُهد الشخصية


يمكننا التعرف على لائحة العُهد الشخصية من خلال مجموعة إرى era group، كما ذكرنا على أنها عهد مالية يختص بها أحد الموظفين لإجراء أو دفع بعض مصاريف الشركة التي تكلفة بها ويتم تدوينها تبعاً للنظام الآلي لدى الشركة لمراقبة كافة التحركات حتى وصول العهدة للمكان المطلوب، ويتواجد منها الكثير من الأنواع كما أنها تمتلك العديد من المزايا.

أنواع لائحة العُهد الشخصية

يمكن إدخال أكثر من نوع واحد للعهد المسلمة للموظفين داخل مجموعة  إرى era group التي تهتم بتنظيم العهد وفقاً لأنواعها مثل: 

  • العهد المستهلكة: يتم رصد العهد المستهلكة لترشيد المصروفات والتكاليف الإدارية لدى الشركة مثل عدد الدفاتر وباقات الواى فاى.
  • العهد المنتهية: يعمل نظام البرنامج تلقائياً عند وصول العهدة إلى الحالة صفر وحينها تنتقل من العهد المستديمة إلى العهد المنتهية.

مزايا لائحة العُهد الشخصية

قامت مجموعة إرى era group باستخدام نظام GIC الذي يعمل على توفير جميع التسهيلات من خلال الطرق والوسائل التي توفر إدارة لائحة العُهد الشخصية، لذلك قامت بتوفير بعضاً من المميزات، ومنها:

  • يمكن لصاحب الشركة أو المدير المختص مراقبة عهد الموظفين المختلفة والإجراءات التي تتم حتى تسليمها والانتهاء من مسئولية العهد.
  • عمل قائمة بلائحة العُهد الشخصية للموظفين لرصد تفاصيل العهد منذ بداية تشغيل النظام.
  • إمكانية رصد وتسجيل جميع المحتويات الخاصة بالمباني والمكاتب التجارية للعهد الثابتة، كما يمكنك رابطها مع عهد الموظفين وتقسيمها إلى منصب وموظف.
  • إمكانية تسجيل العهد والربط الآلي لها من خلال طلبات الصرف أو محاضر الاستلام بعد مراجعتها جيداً والموافقة عليها من القسم المختص بمراقبة المخزون.
  • متابعة حركات تقييد العهدة والطباعة وبطاقات العهد وحركات الإرجاع لمعرفة وضع العهدة وتاريخها.
  • تمتلك لائحة العهد نوعين من مثل العهد أما العهد المؤقتة أو العهد الدائمة، حيث يعمل النظام على التنبيه على العهد المنقولة لوقت مؤقت وتحديد ميعاد إرجاعها لمالكها الأصلي.

ماهي فائدة الاستعانة بلائحة العهد الشخصية؟

  • مراقبة حالة العهد عند النقل والإرجاع للمالك والصرف.
  • الربط من خلال النظام مع شئون الموظفين لتسجيل العهد في مسئولية الموظف وطباعة تقرير عن ميعاد انتهاء استلامهم للعهد وهل تتوافق مع انتهاء خدمتهم حتى يتمكنوا من نقل العهد.
  • يتمكن المسؤول من طباعة التقارير والاستعلام عن العهد في أي وقت وفقاً لأي من المعلومات التي يمتلكها سوء صنف أو اسم الموظف وذلك بسبب سهولة العمل من خلال نظام الربط.
  • إمكانية البحث عن صنف خاص في العهد، مع خاصية عرض جميع مالكي الصنف المطلوب من العهدة.
  • القدرة على معرفة معلومات عن طلبات الصرف ومحاضر الاستلام التي تضم أسماء الأصناف المستديمة التي لم تصنف كعهد من قبل.

كيفية طلب العهدة؟

يمكن للموظف طلب عهدة شخصية بكل سهولة من خلال التالي:

  • إرفاق طلب عهده.
  • إدخال اسمه وجميع بيانات الخاصة.
  • يجب تحديد نوع وتصنيف العهدة التي يريد تحمل مسؤوليتها وتحديد تاريخ استلامها.
  • من ثم إرفاق الطلب في مسار الاعتماد HRE Approval system.
  • يقوم البرنامج بإرسال رسالة أو إخطار لتنبيه الموظف بالموافقة على طلبه، وإعلامة بالتوجه إلى مكتب موظف الشئون الإدارية لاستلام العهدة.

العمليات المجراه على العهد

تقوم era group بالقيام بالعديد من العمليات المجراه على لائحة العُهد الشخصية حتى يتم متابعتها بشكل سهل وبسيط، ومن تلك العمليات المجراه التالي:

  • تسجيل محتويات المباني والمكاتب في بداية تشغيل النظام.
  • قيد العهدة من واقع طلب الصرف.
  •  قيد العهدة من واقع محضر الاستلام.
  •  نقل العهدة بين الموظفين.
  • نقل عهدة محتويات مبنى أو مكتب.
  • إرجاع العهد للمستودعات.
  • طباعة بطاقة نقل عهد.
  • طباعة بطاقة العهدة.

ما هي التقارير المسجلة على لائحة العُهد الشخصية؟


يتم كتابة العديد من التقارير التي توضح لنا جميع البيانات والمعلومات التي تخص العهد بشكل موضح وسهل وإمكانية الحصول عليها بسرعة، حيث يتم كتابة تقرير توضح التالي:

  • كشف أرصدة العهد تبعاً لاسم الموظف.
  • كشف أرصدة العهد حسب الصنف المطلوب العهد
  •  كشف العهد حسب الصنف.
  • كشف العهد حسب الموظف.
  •  كشف العهد حسب الموقع/المبنى/المكتب.
  •  كشف حركات العهدة حسب التاريخ.
  • كشف حركات العهدة حسب الموظف.
  • كشف بالأصناف المستديمة المصروفة ولم تقيد كعهدة.
  • كشف بالأصناف المستديمة الواردة بمحاضر استلام ولم تقيد كعهدة.

تسجيل لائحة العُهد الشخصية

العهدة تحتوى على العديد من للبيانات والمعلومات التي يجب إكمالها لتسجل بشكل صحيح في البرنامج، ومن تلك البيانات التالي:

  • تصنيف العهد الشخصية: مثل تحديد نوع السلعة التي تضاف إلى العهدة مثل لاب توب أو السيارات.
  • الرقم المرفق على العهدة: وهو رقم مسلسل العهدة الموجود على السيريال الخاص بالسلعة.
  • حالة العهدة: يجب التأكد من حالة العهدة عند الصرف والارتجاع والنقل إذا كانت بحالة جيدة أو متوسطة أو ممتازة أو سيئة.
  • تاريخ شراء السلعة بالعهدة: يجب معرفة تاريخ العهدة لمتابعة صلاحيتها من وقت الشراء حتى الوقت الحالي.
  • موقع العهدة: للقدرة على جرد العهد بأي فرع أو موقع ومعرفة عهد الموظفين وخط سير العهدة.
  • الاستيراد والتصدير: من خلال استخدام برنامج اكسيل يمكن الحصول على تفاصيل وأرصدة عهد الموظفين عبر النظام.

الإجراءات المتبعة عند تسليم العهد للموظفين

هناك بعض الإجراءات اللازمة حتى يتم تسليم العهد للموظفين بشكل قانوني، ومن تلك الإجراءات التالي:

  • تسليم العهد لموظف: يتم طلب صرف عهدة ويتم توثيقها من خلال موظف الشئون الإدارية، وهو المسئول عن تسليم موظف العهدة وكتابة تقرير لإثبات حالة عند استلام العهدة من حيازة الشركة إلى حيازة الموظف، وفي ذلك الوقت يتم تغيير حالة العهدة في البرنامج من فارغة إلى مشغولة من خلال تسجيل اسم الموظف المستلم للعهدة.
  • تجميد العهد الثمينة: في أغلب الأوقات قد تلجأ الشركة إلى تسليم العهدة إلى بعض المسؤولين الإداريين بالشركة وعدم إتاحتها للموظف المختص بتوزيع العهد وهو موظف الشئون الإدارية وتلك العهد تكون غالية جداً مثل السيارات الفارهة والهواتف فئة الايفون.
  • ربط عهدة خاصة بالوظائف: في بعض الوقت يتم تخصيص بعض العهد لبعض من الموظفين العاملين بالشركة مثل تسليم عهدة لاب توب لمهندس أو محاسب مختص بالشركة.

كيفية استرجاع العهدة من خلال النظام الآلي GIC؟

يمكن لموظفي الشئون الإدارية استرجاع بيانات العهدة من خلال النقر على خانة الاسترجاع للعهد وإرفاق التاريخ الفعلي الخاص بالعهد وحالة العهدة والصنف ووقت الارتجاع، ومن خلال تلك البيانات المدخلة تظهر شاشة توضح من خلالها مقارنة بين حالة العهدة في تاريخ الاستلام وحالتها عند وقت الارتجاع.

إجراءات برنامج HRE للعهد المالية


يمكنك التمتع بالإجراءات العهد المالية التي توفرها مجموعة إرى aru group من خلال خطوات سهلة وبسيطة كما يلي:

  • يتم إصدار طلب من أحد المديرين المسئولين بالشركة من الإدارات المختلفة.
  • يقوم الموظف باستلام مبلغ من الإدارة المالية والأوجه للجهة المختصة التي يتم صرف العهدة لها مثل الجهات الحكومية.
  • يجب على الموظف مستلم العهدة إحضار فواتير معتمدة أو إيصالات من الجهة المستلمة للعهدة من الشركة.
  • من ثم التوجه إلى الشركة قسم الإدارة المالية لتسوية مبلغ العهدة.

وهكذا نكون قد انتهينا من خلال هذا المقال المختص بتوضيح لائحة العُهد الشخصية، والإجراءات الواقعة على مستلم العهد المقدمة من مجموعة إرى.

أهم حقوق المريض في المستشفيات الحكومية وواجباته
كلمنا واتساب